Mail Merge
Mail Merge pada Mailings digunakan untuk
membuat dan mencetak dokumen berbentuk surat proposal (berbentuk e-mail maupun
kop surat) yang akan dibagikan kepada pelanggan (customer).
1.
Word to Word
Klik Mailings. Kemudian setelah
memilih menu Mailings, pilih Icon Start Mail Merge.
1.
Buat Dokumen Surat ,seperti contoh surat.
2.
Membuat Dokumen Sumber Data
Setelah membuat Dokumen surat, buat
dokumen sumber data, dengan langkah sebagai berikut :
a)
Pilih menu pada tab Mailings
b)
Pilih Icon dengan tulisan Start Mail
Merge :
c)
Klik anak panah ke bawah, lalu pilih menu Step
by step Mail Merge Wizard
d)
Kemudian muncul kotak dialog Mail Merge,
yang terletak pada posisi sebelah kanan, Kemudian lakukan langkah dari step
1 hingga step 3,dengan uraian sebagai berikut :
1)
Step 1,pada Select document
type,pilih letters, kemudian klik next
2)
Step 2, teruskan langkah tersebut,sehingga
muncul Select starting document,pilih Use
the current document, kemudian klik next
3)
Step 3,teruskan langkah tersebut,sehingga
muncul Select recipients, pilih Type a new
list, kemudian klik next, kemudian akan muncul
kotak dialog new address list,
4)
Nah pada tahap ini, kalian sudah berada
pada kotak dialog new address list, Kemudian pilih dan klik
tab customize columns/customs address list yang digunakan
untuk mengubah data yang akan kita masukkan atau membuat field baru,
contohnya nama, alamat dan kota. Setelah selesai
mengubah data klik OK
Akhiri dengan klik tab OK, sehingga
akan muncul New Address List, kemudian lakukan input data
dan untuk menambah record klik New Entry. Setelah selesai
akhiri dengan klik OK.
5)
Lanjutkan dengan mengisi data pada nama, alamat
dan kota yang sudah tampil pada New Address List.
Kemudian
akhiri pengisian data dengan klik OK
6)
Setelah mengklik OK, maka otomatis pengisian data akan
diakhiri dengan muncul kotak dialog Save Address List,
kemudian beri nama untuk menyimpan data tersebut dengan nama Data
undangan, akhiri dengan OK.
7)
Untuk mengedit data, lakukan dengan memilih Edit
recipient list,
3.
Penggabungan Dokumen Induk dengan Sumber Data,dengan
langkah :
a)
Letakkan kursor pada baris yang akan disisipkan field
sumber data
b)
Klik Icon Insert Merge Field,
kemudian masukkan Data Source atau pilih nama field
yang akan disisipkan
c)
Contoh (<<Nama>>,<<Alamat>>,<<Kota>>), dengan
cara :
Pada Kotak dialog Insert
Merge Field, Klik <<Nama>>,
kemudian klik Insert, Klik Close, lakukan
langkah tersebut sampai proses penyisipan selesai.
4.
Menampilkan Tulisan Data Mail merge pada Dokumen
Induk.
a)
Perhatikan Menu pada tab Mailings,
b)
Kemudian klik Icon Preview Results
c)
Dan untuk menampilkan data
berikut-nya, gunakan icon record, tanda panah kanan
dan kiri.
2.
Exel to Word
Tahap I:
Membuat Sumber Data di MS Excel
Langkah-langkah:
1. Buat data di lembar kerja Excel
2. Simpan dengan nama Data Label dan tutup dokumen Excel.
Tahap II:
Membuat Label di MS Word
Langkah-langkah:
1) Buat dokumen baru (CTRL + N)
2) Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge (di
Start Mail Merge grup), dan pilih Labels.
3)
Pilih Label vendors dan Product number sesuai
dengan ukuran label atau kertas yang digunakan. Klik OK bila sudah selesai.
4) MS Word akan menempatkan label dalam bentuk tabel.
Tip: Jika ingin memberi
kotak pada label (misalnya untuk membuat kartu anggota), klik tanda panah pada
tabel. Kemudian pada Table Tools, Design tab, Table Styles grup, klik Borders
dan pilih All Borders.
5) Selanjutnya kita akan mengambil data Excel yang
dibuat pada Tahap I di atas. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge,
klikSelect Recipients.
6) Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Label) pada kotak dialog Select Data Source.
Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7) Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja
yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column
headers dicentang. Kemudian klik OK
8) Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut ini.
Semua label akan memiliki tulisan Next Record (kecuali
pada label yang pertama).
9) Selanjutnya kita akan menempatkan data pada
label. Klik pada label pertama.
10) Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields,
klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
11) Lakukan hal yang sama untuk merge field No
Anggota dan Alamat.
Tip:–Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan
jenis font untuk label.
–Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1.Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2.Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar.
–Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1.Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2.Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar.
12) Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama
dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan
ditampilkan di daftar. Setelah selesai pada label pertama, selanjutnya kita
akan menyisipkan data pada label yang lain. Pada Mailings tab, grup Write &
Insert Fields, klik Update Labels.
13) MS Word akan mengisi data semua label pada
dokumen sesuai dengan format dan layout yang kita buat pada label pertama.
14) Untuk melihat hasilnya, klik tombol Preview
Results. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan
lakukan perubahan yang diinginkan pada label pertama. Akhiri dengan meng-update
seluruh label (Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update
Labels).
15)
Langkah
terakhir adalah mencetak atau menyimpan label. Klik tombol Finish & Merge dan pilih:
–Print Documents,untuk mencetak label.
Ada 3 pilihan:
1.All untuk mencetak semua label.
2. Current record untuk mencetak label pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak label yang dipilih saja.
–Edit Individual Documents, untuk menyimpan label pada dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record, dan nomor urut tertentu). Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
–Print Documents,untuk mencetak label.
Ada 3 pilihan:
1.All untuk mencetak semua label.
2. Current record untuk mencetak label pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak label yang dipilih saja.
–Edit Individual Documents, untuk menyimpan label pada dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record, dan nomor urut tertentu). Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
3.
Acces to Word
1.
Buka Ms. Access
2.
Buat data
3.
Input data
4.
Save
5.
Buka Ms. Word
6.
Buat surat
undangan
7.
Pilih tab
Mailling,pilih select resepients-use creating list . Pilih file yang di simpan
tadi yang ber-format *mdb.
8.
Pada data
source, pilih folder, atau data yang menyimpan file Lp3i,open.
9.
Pada tab Mailing
pilih insert field name.
10. Setelah itu,lihat hasil dari preview result.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar